Перечень документов, которые должны находиться в аптеке

 

Нормативно-техническая документация.

1. Наличие информации на стенде в торговом зале

 
- Копия лицензии на фармацевтическую деятельность
- ФЗ "О защите прав потребителей"
- Выписка из правил торговли
- Информация о группах населения, имеющих право на внеочередное обслуживание
- Книга отзывов и предложений
- Информация о работе дежурного администратора
- Информация о номерах телефонов вышестоящих организаций
- Информация о телефонах и режиме работы единой справочной службы
- Информация о часах приема населения руководитем аптеки

2. Учредительные документы и договоры

2.1 Устав предприятия
2.2 Учредительный договор
2.3 Свидетельство о государственной регистрации предприятия.
2.4 Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе.
2.5 Свидетельство о присвоении ОГРН.
2.6 Протокол о назначении генерального директора.
2.4 Лицензия на фармацевтическую деятельность.
2.5 Договор аренды, субаренды ( дополнительное соглашение)
2.6 Договор на вывоз ртутьсодержащих отходов.
2.7 Договор на дератизацию и дезинсекцию.
2.8 Санитарно- эпидемиологическое заключение.
2.9 Договор на вывоз мусора ( эксплуатационные услуги)
2.10 Договор на установку и обслуживание пожарно-охранной сигнализации.
2.11 Заключение государственного пожарного надзора.
2.12 Договор с организацией, осуществляющей плановый медицинский осмотр сотрудников.
2.13 Договор по замерам сопротивления электропроводки.
2.14 Контрольно-кассовые аппараты.
- копия договора на обслуживание на текущий год.
- копия паспорта версии на каждый ККМ
- копия карточки регистрации на каждый ККМ
- журнал вызова технических специалистов ККМ
- журналы кассиров- операционистов на каждый ККМ
- журналы учета принятых и выданных кассиром денежных средств на каждый ККМ
- наличие галлограммы на каждый ККМ
- наличие марок на текущий квартал на каждый ККМ
- акты возврата
-сертификаты кассира-операциониста
2.15 Кассовая книга.

3. Фармацевтический порядок.

3.1 Контрольный журнал.
3.2 Книга отзывов и предложений
3.3 Журнал завоза товара
3.4 Журнал дефектуры
3.5 Журнал по проблеме с поставщиками. (карантин, недовоз, брак, излишки)
3.6 Журнал по проведения фармкружков
3.7 Журнал неправильно выписанных рецептов.
3.8 Журнал учета медикаментов на оказание медицинской помощи.
3.9 Журнал индивидуальных заказов.
3.10 Журналы учета параметров температуры в холодильниках
3.11 Журналы учета параметров температуры и влажности.
3.12 Папка с информационными письмами по забракованным и фальсифицированным лекарственным средствам.
3.13 Наличие аптечки первой помощи, ее комплектность в соответствии с требованиями

4. Санитарный режим.

4.1 Договор на поставку дез. средства.
4.2 Лицензия поставщика. (не требуется)
4.3 Свидетельство о государственной регистрации дез. средства.
4.4 Методические рекомендации по использованию дез. средства
4.5 Копии приходных документов на дез. средство
4.6 Сертификат соответствия на дез. средство
4.7 План санитарно-эпидемиологических мероприятий и программа производственного контроля.
4.8 Журнал поступления и расходования дез.средств
4.9 Правила личной гигиены сотрудников.

5. Охрана труда и пожарная безопасность.

5.1 Копия приказа ответственного за пожарную безопасность, охрану труда.
5.2 Копии аттестационных удостоверений на ответственного по охране труда и пожарной безопасности.
5.3 Журнал первичного инструктажа на рабочем месте.
5.4 Журнал первичного противопожарного инструктажа на рабочем месте.
5.5 Журнал проверки знаний по технике безопасности с группой электробезопасности I
5.6 Инструкции по охране труда работников.
5.7 План эвакуации.

6. Организация работы сотрудников

6.1 Положение об аптечной организации
6.2 Правила внутреннего трудового распорядка
6.3 Должностные инструкции работников.
6.4 Приказ на ответственного за качество товара в аптеке.
6.5 Приказ об утверждении способа хранения лек. средств в аптеке
6.6 Приказ о назначение ответственного по учету препаратов с ограниченным сроком годности.
6.7 Документы на сотрудников. На каждого в отдельном файле.
- трудовой договор ( личная подпись )
- договор о материальной ответственности ( личная подпись )
- должностная инструкция ( личная подпись)
- приказ о назначении на должность
- копии диплома, свидетельства о браке ( при необходимости)
- сертификат оригинал и копия
- медицинская книжка (оригинал)

7. Внутренние документы по организации работы аптек

7.1 Инструкция работы заведующей.
7.2 Инструкция работы кассира – операциониста.
7.3 Стандарты качественного обслуживания.
7.4 Требования к мерчандайзингу.
7.5 Требования к внешнему виду сотрудников.
7.6 Внутренние распоряжения и приказы.
7.7 Распоряжение заведующей аптекой по распределения обязанностей между сотрудниками.

Перечень и организация документов , которые должны находится в аптеке

 

 

На нашем сайте есть разделы посвященные документам в аптеках:

 

Обзоры законодательства

Необходимые документы для аптек

Расчет цен на лекарства из перечня жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов (ЖНВЛП)

стенд

Что должно находится на информационной доске в аптеке

 

Проведение инвентаризации в аптеке

 

Для администраторов

Перед началом инвентаризации, в день ее проведения, необходимо:

- сформировать все приходно-кассовые ордера и сверить их с Z-отчетами;

- оприходовать весь товар от поставщиков;

- оформить все возвратные накладные от поставщиков;

- сформировать и распечатать все товарные отчеты по настоящее число;

- заполнить журнал кассира-операциониста по настоящее число;

- наличные денежные средства оформить актом инвентаризации денежных средств;

- сверить сумму товарного остатка по товарному отчету с суммой остатка аптечной организации по количественному учету (книжный остаток). Они должны совпадать.

Если аптека ведёт учёт товара по партиям, то желательно сгруппировать товар по внутренним штрих-кодам, что позволит избежать одной из самой распространённой ошибки: пересортицы.

Проведение инвентаризации:

В аптечных предприятиях проводят инвентаризацию преимущественно тремя способами.

1. По остаткам:

- описные листы инвентаризационной описи заполняются по книжным остаткам и распечатываются;

- проверяется фактическое наличие позиций (товара), расхождения с описными листами фиксируются;

- после проверки корректируются позиции (товар) в инвентаризационной описи.

Недостатки:

- товар в описных листах располагается по алфавиту, а не по местам хранения;

- проверять необходимо все описные листы;

- возможны злоупотребления сотрудников.

2. Формирование описных листов вручную:

- товар вносится в описные листы последовательно по фактическому наличию (возможно использовать сканер штрих-кодов);

- строится сличительная ведомость (самая удобная форма сличительной ведомости та, в которой отражает только товар с отличающимся фактическим и книжным количеством);

- проверяются позиции из сличительной ведомости, при необходимости, корректируются позиции (товар) в инвентаризационной описи.

Недостатки:

- приходится подносить товар к месту ввода в описные листы.

3. С использованием оборудования для инвентаризации:

- весь товар с помощью терминала сбора данных сканируется в местах хранения;

- данные с терминала сбора данных передаются на компьютер и автоматически формируются описные листы инвентаризационной ведомости;

- строится сличительная ведомость;

- проверяются позиции из сличительной ведомости, при необходимости, корректируются позиции (товар) в инвентаризационной описи.

Недостатки:

- отсутствуют.

Завершение инвентаризации:

- распечатывается инвентаризационная опись;

- выявленные излишки или недостачу оформляются документально;

- формируется промежуточный Товарный отчет (отражает излишки или недостачу и фактическое наличие товара на конец инвентаризации);

- оформляются остальные требуемые документы.

 

Документы для аптек

Документы и обзоры